因作者Tiago Forte採訪了子彈筆記創始人，而注意到這本《打造第二大腦》的原文版，之前以為只是另一種筆記管理方式，就沒有特別注意，不過，後來在朱麒老師的網誌上提到了「PARA檔案管理法」(朱麒老師同時也為《子彈思考整理術》寫推薦序)，就真的激發我的好奇心了。
Tiago Forte是美國非常知名的生產力專家，目前經營fortelabs.com這個網站，提倡用數位軟體管理「第二大腦」，讓自己的第一大腦可以騰出空來思考與創新。而在看完這本書後，我認為，這是因應現代資訊過量的個人資訊管理系統，甚至可以和「卡片盒筆記」合併使用。
目前，我初步把檔案依照PARA的方式分類後，有一種「各安其位」的感覺，就像Tiago將PARA比喻成餐廳廚房，該在手邊的食材和用具，就整理出來放在手邊，要用就有，至於其他東西就放在冷凍櫃或儲藏室，備而不用。
這篇文章會介紹「什麼是PARA檔案管理系統」、「PARA檔案管理系統的運作方式」及「定時維護PARA」等三個部分，讓你先理解這個系統是什麼、怎麼運作的，再說明維護的方法。
>>這個系列預計會有3篇文章，第一篇是這篇，講述「PARA檔案管理系統的介紹」、第二篇是「CODE筆記系統的介紹」、第三篇則是講解「標記法」、附贈的影片內容和使用軟體。
本文目錄
不只生產力，還幫你管理人生的PARA
其實，關於這個檔案管理系統，台灣有不少探討生產力的先進已經提過了，只是，我認為這個部分算是在理解《第二大腦》這本書之前，要先知道的部分。要說PARA的框架，其實很快就能講完，可Tiago不僅提議要管理工作檔案，還要把整個生活都管理起來。
PARA是四個部分的縮寫，也就是專案(Project)、領域(Area)、資源(Resource)和檔案庫(Archives)，以下重點介紹：
| 專案(Project) | 正在進行的有時限的任務，如裝潢、生產、工作上的專案等。 |
| 領域(Area) | 所有長期責任範圍，如兒女、工作上的責任範圍、興趣等。 |
| 資源(Resource) | 未來有可能會用到的資料、檔案和靈感，如理想的房子設計、廣告文案等。 |
| 檔案庫(Archives) | 來自前三個類別，但目前用不到的筆記、資料等，備而不用。 |
Ｐ專案
- 當前需要主動進行的短期工作或任務。
- 有特定的期限。
- 會有特定且明確的結果以檢驗是否完成。
專案是整個PARA的核心基礎，Tiago認為「所有的生產都與正在執行的專案有關」，從外部搜集來的資訊或自己的創見，應該要能夠實踐才有其意義，並且也是個人化的基礎，而用不上的筆記，即便再好也沒有存進來的必要。
Tiago建議專案數量最好保持在5到15個之間，而且每個專案下的筆記數量也可能差異很大。他在書中提到關於工作、個人和興趣的三種範例如下：
- 與工作有關的專案，如設計網站、製作會議簡報、管理專案，和策劃徵才活動等等。
- 與個人有關的專案，像是規劃度假行程、添購新家具、尋找志工的機會等等。
- 與興趣有關的專案，如寫部落格、研究Pocast用的最佳麥克風、完成線上課程等。
Ａ領域
- 隨時間推移而可能變動的責任範圍，不一定有終止日期。
- 性質與專案有別。
領域是與專案完全不同，可同樣正在進行的事物，或許有完成的一天，但也可能沒有，範圍比較大一些。比如，兒女相關事務、寵物的資料、烹飪相關資料或食譜、工作的職責範圍、個人成長等，以下是書中提供的相關參考關鍵字。
以個人生活領域來說的話，可能會與場所有關，如房子、汽車等，或與對象有關，如親人、兒女、寵物、伴侶等，又或者與須達到的標準有關，如健康、個人成長、友誼、理財等。
以職場領域來說，則可能會與部門、職責有關，如會計管理、行銷、營運或研發等，或與負責的對象、團隊有關，如上司、下屬、供應商等，又或者與須達到的標準有關，如專業成長、銷售、關係網絡、徵才等。
Ｒ資源
- 你覺得自己未來會用上的參考事物。
- 包含任何不屬於專案或領域的資訊。
你覺得之後會用到、但目前不屬於專案或領域的任何參考資料、筆記，都屬於這個範疇。比如在逛別人的網站時，覺得這個版型不錯或主題值得參考，就把標題或整個版面的圖檔存起來，雖然現在沒有要做網站，但你確實有這個打算。
又或者，看到「適合約會的10家店」，雖然目前還沒有對象，但也覺得這個提議對你有幫助，就存在這裡，等以後真的找到適合約會的對象，就可以拿出來參考，不然，到時在網路上找來找去，還會被演算法推一大堆不怎麼相關的資訊，不小心看個廢片又忘記原來要幹嘛。
Tiago建議你可以問自己下列4個問題：
- 你對什麼主題感興趣？
- 你研究哪些課題？
- 你想要哪些有用的參考資訊？
- 你有哪些嗜好或熱中的事物？
Ａ檔案庫
- 從前三類而來，你不再需要主動管理的任何資料。
- 是你「冷凍」起來的部分，日後有需要再取用。
- 使用數位方式保存，確保隨時可取用或查詢。
這一類是從前三類而來，但沒有在運作的且不再需要的資料、檔案或筆記。Tiago將這個類別稱為「冷凍庫」，我覺得蠻貼切的，你可以把自己用不上的任何檔案、筆記或資料，放在你的數位冷凍庫裡面，並且，因為數位的特性，要用隨時可以搜尋到。
書中提到，「檔案庫」一般包括三種類型：已完成或取消的專案、不再維護的責任區域(如分手、離職或搬家)，和不再相關的資源(已失去興趣的嗜好或不再關切的課題)。
>>如果想知道怎麼如何管理、運用筆記，幫助你創作與研究，請參考「卡片盒筆記」系列文：「#1 創始人魯曼怎麼用Zettelkasten」、「#2 作者實踐範例與建議」、「#3 我如何用Heptabase來為這本書做讀書筆記」
PARA檔案管理系統的運作方式
Tiago的PARA系統，以「生產力」為目標，也就是說，不管是生活還是工作，他都會建立一個專案來處理，並確保自己會去運用這個系統裡所有的資料和筆記。
每次只要開一個新專案，他就會先去所有平台的PARA資料夾上找有沒有相關資料或筆記，不管是已經完成的、未完成的，還是曾經被中斷的，只要可以利用上的，他就會在新專案裡面使用。
甚至，他還建議，建立第二大腦後，都應該先在自己的系統裡找資料，避免在網路上的爆量資料和演算法中迷失，忘記自己本來是要做什麼的。
中間產物封包
Tiago與《卡片盒筆記》的作者一樣，都不建議創作從空白開始，應該要從原本就擁有的資料開始。《卡片盒筆記》的基礎單元是卡片，而《第二大腦》的基礎單元就是「中間產物封包」。
「中間產物封包」也就是所有工作的小單元，每種專業在完成最終工作的過程都有各自版本的「中間步驟」，有時是創作過程中的「初稿」，有時則是還未完成的「半成品」，又或是工作流程中拆分出來的小單元，如：軟體研發上的「模組」、新創公司的各種「測試」、設計「草稿」、試聽的「DEMO」或會議筆記、客戶名單等等。
也就是說，當你每次設計新專案時，先把這些小單元組裝起來，再搜尋或建立其他資料，也不至於每次都要從零開始。
如何取用
但有時候，我們確實會忘記那些小單元散落在哪邊，連結和資料夾也不一定能夠面面俱到，因此，Tiago建議以下4種取用方式：
1.搜尋
這是數位筆記的優勢。先使用這個方法，如果真的不確定自己要找什麼，再用下列的三個方法。
2.逐一瀏覽
剛開始或許會有點籠統，但會動用大腦中負責實體環境引路的部分，而越來越明確，這個方法尤其適合查找圖表或圖像。Tiago在這邊引用了兩篇論文，來佐證人類偏好逐一瀏覽的方法。
利用數位筆記的特性，開啟多個視窗或並排視窗查找，但說實話，我們很難在一開始建立筆記時就知道會在何時派上用場，因此，Tiago認為順其自然就好，如果你想掌握這種不確定性，就可以試試下一個方法。
3.標記
面對難以預料的事，需要藉助「標記(Tag)」，也就是關鍵字的設立。
要是用資料夾來分類，難免錯失一些連結的機會，如果用關鍵字來標記，就可以用橫向的方式來建立各種筆記的連結。但Tiago不建議用關鍵字來作為主要的取用方法，要在前兩個方法都不管用，並且你想自發蒐羅、連結和綜合多組筆記時採用。
書中舉例，如果你在客服部門工作，留意到許多顧客遇到一些相同的問題，決定寫一份QA，但你不想移動筆記，就可以花一點時間用常見問題的各個關鍵字搜尋，再把能用到的筆記標為「QA」，等你確定蒐集到足夠的內容，就能用查找關鍵字的方式檢視。
不過，Tiago在附加的第11章裡提到，不建議一開始還不清楚筆記要用在哪裡時，就先設立關鍵字，必須確定自己要用在什麼地方再設關鍵字比較好。
4.藉助偶然力
這是最微妙難解，但也最強效的方法，就是鎖定幾個範圍隨意瀏覽。不過，在使用時要有一個稍微聚焦的範圍，不要只搜尋符合條件的資料夾，也要瀏覽不完全相關的專案、領域、資源等等，增加創新的可能性。
Tiago在啟動一項專案時，通常會檢視PARA系統的5到6個資料夾，並且會使用圖文並茂的瀏覽模式，因為圖像可以活化大腦擅長處理視覺資料的部位。而他平常會把感興趣的筆記列精華重點，因此，在查找時只需要看之前列下的重點即可。
此外，把想法分享出去也能增進偶然力。
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定時維護PARA，隨時因應變化
這是因為筆記能不能被應用的定義一直在變動，有時一封簡訊或電話就會改變情勢，而我們的優先要務也因此處在變動狀態。
例如，你可能會把正在學習的教練技巧筆記放進「教練課」的專案資料夾，當你在職場成為經理後，你也許會把這些資料搬到「下屬」的資料夾。而後，如果你離開了這家公司，但依然對這項目感興趣，就會把相關資料夾都放進「資源」裡；反之，你對這項目完全失去興趣，就會將其放入「檔案庫」裡。
可要是某天你想將「教練」當作副業，隨時可以從「檔案庫」取出，回歸你的「專案」。
每週和每月回顧
Tiago建議在「每週回顧」時，加上一個「檢查筆記」的步驟，重新檢閱上週產生的筆記，附上言簡意賅的標題，先憑直覺決定要放在哪個PARA資料夾，但不考慮可能牽涉的一切主題，只是備存以快速完成工作。
此外，當你每個月思考目標與檢討時，也是整理PARA的好時機。除了檢討和修正目標之外，還要看看「P專案」和「A領域」內是否有需要變動的地方，再重新決定下個月執行事項的順序。
例如：Tiago和妻子原本就想養狗，但居住的地方不適合，可在換了房子後，這個項目又變得可行，於是就能把小狗的資料從「R資源」中移到「P專案」裡。
留意變動時機
雖然在固定時間檢查PARA系統，是絕對有必要的事，但Tiago也認為，平時就要留意是不是可以作變動，比如，這則筆記一開始就知道很重要，就可以先做標題、加粗重點，或改變放筆記的位置，讓筆記更容易被未來的自己看到或取用。
當然，他也提醒，不要太過注意細節而耗費時間，同時建議了一些可能要變動的時機：
- 發現有機會發揮之前的想法時。
- 把特別有感覺的想法標記起來。
- 修改某些筆記的標題。
- 幫筆記搬家。
- 是否有「中間產物封包」可以組合起來成為作品。
- 不同筆記是否有整合的可能。
- 把筆記分享出去，無論回饋是好是壞都有幫助。
又或者，更具體一點的例子：
- 你決定下次休假的國家，於是把「R資源」裡「語言」資料夾的相關實用片語，搬到「P專案」。
- 你的員工辭職了，於是你把「人才招募」資料夾從「A檔案庫」搬到「P專案」。
- 你排了一系列工作坊的行程，便把工作坊練習清單從「A領域」搬到「P專案」裡的「工作坊」資料夾。
- 你想買新的電腦，於是把「R資源」裡的「電腦研究」資料夾，搬到「P專案」新建立的「電腦購買」資料夾。
關於PARA系統，我的三個心得
打開「檔案管理」的新思路
讀完《卡片盒筆記》後，對於創作和學習有很多的新想法，而《第二大腦》則讓我思考，其實生活中有很多事情都可以被管理和檢索，以免花太多時間重複查找差不多的資訊。
我有一本記錄懶人食譜的紙本筆記，雖然上網查就可以找到，也記得是在哪個位置，但因為每次要煮都還要找，實在很浪費時間，乾脆記錄成文字，要煮就直接翻筆記本。在接觸PARA系統後，我開始練習，什麼都可以做筆記或收集檔案，只要是確定會用到的資訊就可以。
今年，大寶要上小學，這就是值得用專案管理起來的事情。遙想當年生產時也有很多資料，如懷孕時要吃的食譜和營養素、月子中心和月嫂的資料，及待產、寶寶要用的所有物品清單，當時沒想過要記錄起來，總覺得要找就有，雖然沒錯，但是重新整合資訊也很花時間。
難怪Tiago會說PARA系統不是檔案管理系統，而是生產力系統，確實能幫忙省下不少零碎的時間。《卡片盒筆記》當然也可以做到這一點，只是書中比較強調創作、學習和研究，就沒有想到這個方向。
卡片盒筆記和第二大腦都是一種篩選機制
其實，我覺得兩者有不少共同點。這裡提其中一點，就是兩者都希望使用者可以篩選收錄來的資訊。
「卡片盒筆記」用「雙向連結」來篩選，如果這個資訊和你原本的筆記群完全沒有關係，最好重新考慮是否收錄；「第二大腦」則用「是否能用到」來篩選，如果是你現在用不到、未來也不會用到的，再好的資訊也沒有收錄的必要。
Tiago甚至在「CODE筆記流程」裡強調，用開放性答案的難題來篩選哪些資訊是有幫助的。你可以想想，什麼是從小到大都很著迷的領域，挑選的難題也必須不只一個答案，像是「如何克服承擔責任的恐懼」、「如何養成小習慣」、「如何避免冒牌者症候群」等，數目不限，但一定要是切身關心的。
行動才是整個系統的核心
對PARA系統來說，「P專案」是其中最重要的核心，可以說是整個系統的引擎，帶動所有的資料一起運作，讓知識能學以致用。
因此，Tiago在書裡非常強調「筆記的可操作性」，當一則筆記能夠被利用到，才是資訊真正產生意義的時候，他說：「我們做筆記的用意是朝各項目標推進，不是要精通做筆記這件事。」
也就是說，這整個系統由「P專案」提供源源不絕的資料和想法，並產生「中間產物封包」，以充實「A領域」、「R資源」和「A檔案庫」，我以前就經常拿做過的會議簡報或版面改一改，就能用。
甚至，Tiago覺得連個人反思的日誌記錄、我的最愛網頁書籤或不被採納的構想，都可以是重新開始專案的基礎。
至於Tiago如何運用CODE做筆記的流程和眉角，就到下一篇文章再談囉！
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