【多張圖解】PDCA 循環是什麼？個人如何用 PDCA 達成目標？(以減體脂肪為例)

如果查「PDCA 循環」是什麼，大部分的文章就會告訴你，P 是計劃、D 是執行、C 是檢查，而 A 是行動，連大型語言模型 AI 的答案都一模一樣(它也是從網路上抓的)，可是我敢保證，你看完還是不懂要怎麼用，因為，我就是這樣。

為了搞懂「PDCA 循環」到底要怎麼用，我看了《鬼速 PDCA 工作術》、《讓自己快速進化的 PDCA 筆記術》、《懶人 PDCA 工作術》和《業績飆倍的 PDCA 日報表工作法》，一方面是想搞懂這東西的邏輯是什麼，另一方面是想看看能不能用來設計我的子彈筆記模板。

這篇文章會從「PDCA 循環的 3 個重點」開始，介紹個人如何運用 PDCA 循環(每個階段的邏輯與運用方式)，最後還會介紹我的心得和延伸閱讀書單。

現在就開始吧，GO~

PDCA 循環的 3 個重點

• PDCA 循環的本質是「試誤」，所以後面的「檢查 C」和「行動 A」是關鍵。畢竟，如果沒有找出問題修正，把修正後的行動放到下次的 PDCA，就只是「PDDD」，而不是「PDCA」了。
• PDCA 循環是一個行動框架，如果沒有實際行動，根本不會有 PDCA。
• PDCA 循環是目標導向的，也就是說，最起碼要有一個目標(或假設)，不管你是要改善、解決問題還是達成目標，要知道做什麼，也才有執行的動力。

因此，PDCA 循環指的是「根據某目標而設立的行動框架，並透過不斷行動再修正，形成新的 PDCA循環，達成最終目標」。

我們在日常生活中也執行過許多次 PDCA，只是，不一定會意識到這件事。

比如，有部機器壞了，你假設某個地方有問題，針對性地做修理，然後測試，卻發現還是不會動，這時候，就換一個假設去試，再測，再試。要是你能從前一次的修理中汲取經驗，用這個經驗去計劃下一次的修理方式，就是 PDCA 的精神所在。

當然，你試了四五次發現不行，決定尋求外援，也是很合理的。在 PDCA 循環中，尋求外援，當然是其中一個選項，反正，只要最終達成目標(修好機器)，想怎麼做都可以。

個人 PDCA 循環的 4 個階段

PDCA 循環是為了目標而服務的，因此，至少你要有一個目標才能啟動這個框架：

• P：考量目標與現況的落差，設定達成目標的檢核標準和方式。
• D：思考達成目標的各種方式(並數據化)，列出更詳細的待辦事項(To-Do)去執行。
• C：找出失敗和成功的原因。
• A：根據檢視結果思考調整方案，與下個循環串聯或中止。

G (Goal)：目標是什麼？

雖然原本的 PDCA 循環沒有提到「目標」(Goal)，可目標牽動著整個 PDCA 循環的執行，無論你的目標是大或小都沒關係，只要你清楚自己的「Why」是什麼，也就是「為什麼要達成這個目標」的動力很足，就足夠你完成 PDCA 循環了。

P (Plan)：考量目標與現況的落差，設定達成目標的標準和方式

在設立目標後，首先要思考的是，實際狀況和目標之間的落差有多少，落差大，你需要完成的時間就長、任務就多，反之則否。

如果拿爬山來比喻，就是你要爬玉山還是爬陽明山的區別，如果要爬玉山，事前要規劃的事項、要準備的東西和預備方案，就會比爬陽明山來得複雜許多，因此，像這種比較大的目標，就需要用中小型 PDCA 循環來支持。

以《鬼速 PDCA 工作術》的作者富田和成為例，他當初剛進社會的第一年，就立下「第一年的業績要贏過三年資歷的業務員」的大目標，分解之後，得到中間的目標是「新開發的客戶要達成 200 件」，再根據這個中間的目標加以分析，又會得到許多小的目標。

他認為，其中最重要的小目標是「讓櫃台人員幫我聯繫上客戶」，就根據這個小目標來設立 PDCA 循環，從「第一印象」、「說話方式」、「肢體表達」等方面下手，列出所有達成方式再列出待辦事項。這次先從「面帶笑容，注視對方，說明清楚來意」這個方式來執行，若是不行，下一次就嘗試「說出讓對方難以拒絕的說詞(事前準備好所有說詞)」等等。

他在書中提到，第一年光是靠執行這個小目標，就達成了「第一年的業績要贏過三年資歷的業務員」的最終目標，可見目標精準度對成效有很大的影響，但選錯也不要緊，畢竟這個框架就是給你試的。

所以，一開始釐清對自己來說真正重要的目標是什麼，是很關鍵的，因為執行 PDCA 循環要不怕失敗，不斷試錯，如果動力不足，很可能試沒幾次就放棄了。如果「放棄」是其中一個選項倒不要緊，但與「個人成長」有關的 PDCA 循環，恐怕需要持續進行才有效果。

在計畫的 P 階段有許多思考框架可以用，如 5W1H、邏輯樹、OKR、黃金圈理論等等，選你自己最常用、用起來最順的就好。

延伸閱讀：
【讀書筆記】OKR 的運作模式及個人目標管理《 OKR 做最重要的事》
【讀書筆記】活用提問的思考法《 5W1H 超強思考術》X《麥肯錫精準提問術》

D (Do)：思考各種達成目標的方式(並數據化)，列出更具體的待辦事項去執行

在這個階段，就是執行已經在上一階段設定好的任務，比如，為了「三個月後，體脂肪減去 2%」這個目標，你設了下列三個任務：

• 每週居家健身 3 次，每次 15-20 分鐘。
• 每天攝取的熱量不超過 1600 大卡。
• 每天飲用水要超過 2500 ml。

為了達成上面的任務，還可以再細分成待辦事項 (To-Do)：

• 列出所有適合居家健身的影片或應用程式，選出 3 個來做。
• 選出每週要做居家健身的日子和時間。
• 找一個最適用的飲食紀錄 App 來記錄每日熱量。
• 列出所有健康食譜。
• 買一個方便在公司加熱的便當盒。
• 每週的週末需規劃下週食材的採買清單並採買。
• 丟掉所有高熱量零食和飲料，換成低熱量的零食。
• 聚餐改為一個月一次。
• 買一個 2000ml 的攜帶用水杯。

在 D 階段，所有待辦事項分為「持續型」和「一次做完型」，像上面的「每週週末規劃下週食材採買清單並採買」、「每週居家健身 3 次」就是持續型，需要定期追蹤，但「買一個便當盒」就屬於一次做完的那種。

你可以根據輕鬆度、影響程度(成效)和所需時間，來決定最先要做的三件事是什麼。如果對你來說，買東西是最簡單的，那就先把便當盒和水杯買好；但如果你覺得定出日子和時間、找資料是最簡單的，那就先定出每週要健身的日期和時間，再找好所有食譜、健身影片和要用來記錄的 App。

「一次做完型」的待辦事項盡量不要拖到隔天，因為執行才是最重要的。

對我來說，會以影響程度(成效)為主、輕鬆度和所需時間為輔，來決定自己要做什麼，由於減去體脂肪最重要的是飲食和運動，所以「把所有零食丟掉」就會是我最先要做的待辦事項。

如何安排先後順序因人而異，但一定要安排好所有待辦事項 (To-Do) 的先後順序，執行起來才會更輕鬆。

C (Check)：找出失敗和成功的原因

這是 PDCA 循環最關鍵的階段，因為沒有檢核，就沒有下次循環。

• 「階段性的檢視」：在循環還沒結束之前，設下幾個時間點來做檢視，判斷之前列的任務或待辦事項有沒有什麼問題。
• 「檢視最終結果」：行動結束後，失敗或成功的原因。

1.階段性檢視

如果 PDCA 循環持續的時間較長，或是工作節奏比較快，可以考慮分階段檢視(但並非絕對)：

• 持續一週的 PDCA，是否要在第三天時檢視？
• 持續一個月的 PDCA，是否要一週或兩週檢視一次？
• 持續三個月的 PDCA，是否要一個月或一個半月檢視一次？

這類「階段性檢視」是為了確認下面兩件事：

1. 執行起來的成效是否跟預期差太多？或沒有成效？
2. 執行起來是否有困難：時間不夠？資金有限？漏掉什麼待辦事項沒做？沒有動力？

如果能夠在「階段性檢視」中找出原因，就可以做細部調整：

• 是否重排一次先後順序。
• 是否尋求外援。

• 沒有動力執行 → 回到最上層的「目標」，考量這個「目標」對自己的意義所在。
• 成效跟預期差太多或沒有成效 → 再檢查一次任務和目標、任務和待辦事項之間的因果關係。
• 似乎遺漏了某些待辦事項 → 用 MECE 的方式再列一次。
• 資金有限 → 尋求外援或中止 PDCA。

以上這些都只是設想，還需要按個別情況而定，此外，如果在「階段性檢視」時發現「不需要調整」，繼續執行就好。

2.最終結果的檢視

循環結束後需要檢視的部分，有兩個：

1. 為什麼失敗？
2. 為什麼成功？

不管 PDCA 循環的結果是「成功」還是「失敗」，都要找出原因在哪裡，以便修正下次循環，或把成功的模式套用到下次循環。

如果失敗，可以用「問自己為什麼」的邏輯樹思考來找出原因(如上圖)。如果是比較複雜的目標，最好多問幾次。《BCG 問題解決力》的作者認為，根本原因通常不會超過三個，如果超過三個，代表沒有深入思考癥結點在哪。

如果成功，看能不能找到成功的原因，把這個原因變成一個可複製的模式，讓你可以半自動化地執行這個 PDCA 循環。

★ 案例：三個月後，體脂肪減去 2%

回到剛剛的案例，如果執行一個月後做「階段性檢視」，你發現自己一週只能做一到兩次居家運動，也有點提不起動力做，代表執行待辦事項有困難，從「時間」和「成效」兩方面來思考：

• 時間不夠：
  • 週一到週五都要加班，回到家已經沒有體力做運動了。
  • 覺得運動 15-20 分鐘還是太吃力了。
• 成效不如預期：
  • 動力不足 → 一個月後的體脂肪聞風不動，有點灰心。
  • 動力不足 → 自己的個性有點懶散。
  • 成效不彰 → 發現自己每日蛋白質攝取量不足。
  • 成效不彰 → 每天自己煮太吃力了。

在這一階段，要拋開過往的經驗和信念，用開放的心態去面對結果，如果認為自己就是懶，才會不想動，很可能就會錯失一次成功的機會。

>>延伸閱讀：用 8 個重點看懂「 80/20 法則」(又名帕雷托法則)的原理與應用

A (Adjust)：根據檢視的結果調整方案，串聯下個循環或中止

原本的 A 是 Action，不過，我參考了《鬼速 PDCA 工作術》的做法，把 Action 改成 Adjust，因為如果是「行動」，確實很容易跟 Do 搞混，Adjust 就代表著針對檢視出來的問題，擬定調整方案，考慮要中止、變更還是追加。

看起來好像有點複雜，總之，就是你檢視後，決定是要調整，還是不要調整：

• 不要調整：把成功經驗串到下次 PDCA 循環，或者結束不做了。
• 要調整：根據檢視的結果，要調整哪個階段，通常會有「中止」、「變更」和「追加」三種情況。

1.檢視結果後，決定調整某個階段

如果可以的話，先從執行面檢視，再看看計畫面有沒有什麼問題，如果先從目標開始檢視，很容易就會想換一個新目標或新計畫，這樣一來，PDCA 循環可能沒有成功的一天。

1. D 階段的調整：
   • 前面的階段都沒有變更，只是針對要做的任務和待辦事項來做調整。
   • 排除已經結束或效果較差的任務和待辦事項，追加其他的。
   • 再調整一次優先順序。
   • 案例：
     • 中止：喝水習慣已經養成，不必再追蹤。
     • 變更：由於運動量不足，每週兩次的居家訓練改為健身房教練課。
     • 追加：作息規律，運動才有效，於是增加「每天 10 點以前入睡」的事項。
2. P 計畫需要大幅檢視：
   • 目標不變，但必須變更其他部分或追加要解決的問題。
   • 案例：
     • 中止：兩個月後已達減去 2% 體脂肪的標準，提早結束計畫。
     • 變更：因為太過吃力，決定把計畫延後，改成「六個月減去 2% 體脂肪」。
     • 追加：需要增加健身知識，增加「閱讀 2 本書和觀看 10 部影片」的任務。
3. G 目標調整
   • 中止：因為「太勉強」、「發生意外因素」或「超出預算」的考量而放棄目標。
     • 因為腸胃炎，不得不暫時中止「減去體脂肪」的計畫。
   • 變更：變更目標對象或不得不提前完成，通常是遇到阻礙時，朝著新目標啟動 PDCA。
     • 發現自己沒必要減體脂肪，把目標改成「健康生活」。
   • 追加：遇到意想不到的重大問題或必須完成的事情時，同時執行另一個PDCA。
     • 對自煮便當很感興趣，決定開始成為創作者，分享便當內容，同時繼續「減去體脂肪」的計畫。
4. 不需要調整，繼續執行這個「減去體脂肪」的 PDCA 循環。

2.PDCA 循環結束後，接到下個循環

假設「三個月後減去體脂肪 2%」的計畫成功了，但就要考量自己是為了哪一種更高的目標來執行這個 PDCA 循環，再考慮是否接到下個循環：

• 你想要有更健康的身體，增加工作效率 → 以「增加體力」為目標，設定下個 PDCA 循環。
• 你的體脂肪仍然很高，還需要減 → 將成功經驗模式化，加到下個 PDCA 循環。
• 你已經養成良好的飲食與生活習慣，想維持目前的狀態就好 → 決定不再執行 PDCA 循環。

案例：三個月後，體脂肪減去 2%

接續上述案例，檢視後決定在 [計畫P] 和 [執行D] 階段做調整：

• P 階段的調整：
  • 你週一到週五都要加班，回到家已經沒有體力做運動了 → 改成「晚上早點睡，早上早半小時起來做運動」。
  • 覺得運動 15-20 分鐘還是太吃力了 → 改成 10 分鐘的 TABATA。
• D 階段的調整：
  • 動力不足 → 一個月後的體脂肪聞風不動，有點灰心 → 上網蒐資料，發現這是正常現象(代表漏掉情報蒐集類的待辦事項)。
  • 動力不足 → 自己的個性有點懶散 → 找一個社團或朋友彼此督促。
  • 成效不彰 → 每天自己煮太吃力 → 買現成的冷凍食品或買健康餐盒。

設定時，最重要的三個數字

C 和 A 這兩個階段是真的比較複雜一點，但說穿了，就只是做三件事：

1. 定期檢查有沒有問題，有的話，回頭找問題在哪。
2. 如何解決問題，讓這個計畫可以順利執行。
3. 結束之後，有沒有成功經驗可以複製？沒有的話，問題出在哪，怎麼改善讓下次計畫可以用？

所以，如果目標、計畫和執行等階段設下的細節都很具體，也有數據化，你在檢查的時候才會知道成效如何，也才能跟著調整。通常來說，最重要的三個數字是：

• 執行所需的時間或截止日期。
• 什麼時候開始執行？執行的週期怎麼定？
• 要做多少量才有效果？

就像這篇文章中的案例，一開始的目標就很明確是「三個月後」減去體脂肪「2%」，有時間、有達到的數據標準。所以，接下來的任務和待辦事項也一樣要數據化，不然，最起碼也要訂下可追蹤的執行頻率和時間，比如每天晚上 10 點前入睡，並確認有沒有每天做到就好。

心得：使用 PDCA 循環 = 加速自我成長

如果你是一個很在意「自我成長」的人，「PDCA 循環」搭配「原子習慣」，這兩種框架能幫你養成好的習慣，每天修正0.1、進步0.1，長久下來，肯定會變成一個「更新的自己」，可前提是，你真心想做，而且執行力要夠強。

但其實，你如果很認真的執行一個目標，不管過程如何，失敗幾次，都不會放棄，基本上可以說就是在執行 PDCA 循環了。

在寫這篇文章的時候，我本來想要把「追男女朋友」當作例子來談的，但沒相關經驗……怕無法談的全面，不過，對於如何維持運動習慣，還是有點經驗的。

以前執行過幾次運動瘦身的 PDCA 循環，最成功的一次大概是我 24 歲時，那時候大概是很想談戀愛(加上外貌焦慮)，一開始無論如何少吃多動，體重都是聞風不動，後來跟著公司去吳哥窟旅行，旅行團怕出事，晚上都不排行程，所以莫名養成了早睡早起的作息。回國之後，發現自己竟然亂吃也瘦下來，這才發現作息規律其實很重要，後來那兩年是我這輩子最瘦的時候。

最近這一次則是生完第二胎，如何少吃多動都沒用，後來才發現年紀變大導致的肌肉量減少，會影響每日的熱量消耗率，就認真開始做居家訓練，只是沒有執著在肌肉量的增長，畢竟，我只是想要精神好一點而已，結果，反而能夠維持一年多的基本運動習慣。

至於 PDCA 循環，當然也是一種需要養成的習慣，只要習慣了，不需一直提醒自己要跟著流程做，就會半自動化了。只不過，回顧我的人生，發覺自己對真正在意的事情才能啟動 PDCA 循環，比如健康的生活、寫部落格等等。

你有沒有一直想做但沒做的事情？試試看這個 PDCA 循環的行動框架，它能幫你達成理想喔！

延伸閱讀書單

• 《鬼速 PDCA 工作術》：如果你對職場成長類的 PDCA 循環很有興趣，推薦看這本。作者富田和成從金融業的基層開始做，一路做到自己開公司，是個很有企圖心、執行力非常強的人，什麼階段的內容都可以 KPI 化，但這本講得太細，閱讀起來需要一點耐心。
• 《讓自己快速進化的 PDCA 筆記術》：要是你只是想用 PDCA 循環讓個人成長，並想馬上理解，這本會更適合你，內容以手帳的紀錄為主，因為想順利執行 PDCA 的話，紀錄才方便回顧，書裡有基本模板可以跟著做。
• 《懶人 PDCA 工作術》：我覺得這本跟 PDCA 的關係比較弱，但內容確實是根據 PDCA 的框架所寫的，有點像是在談創業時執行 PDCA 的精神與態度。不過，文案真的很吸引人，什麼「零意志力也 OK 」真是讓我腦波弱(要提醒你的是，作者能做到開好幾間髮廊，根本一點也不魯)。
• 《業績飆倍的 PDCA 日報表工作法》：由於作者是小型創業者的顧問，因此，這本前半的內容是搭配輔導案例，談如何使用日報表達成 PDCA，主要是小店創業、個人創業的例子；後半還講解行銷漏斗、財務分析和針對事業體的 49 個問題，非常適合小型創業者來讀。
  • 作者在後記中提到：「日本若朝高齡化發展，經營者的活動期間自然會拉長，商業環境也會出現難以想像的劇變，因此，單靠直覺和經驗就能經營企業的時代已經結束了，往後的經營者必須冷靜觀察並分析每天在社會上發生的事情，養成習慣，將好事規則化，修正失敗的軌道，任何想法不要推延，都要確實執行，才能應對變化多端的時代。」我深表認同。