最近開始學「專案管理」後,漸漸體悟到,其實「人生就是我們最大的專案」,我會這麼說,是因為專案必須具備兩個條件:
- 有開始和結束的明確時間:每個人都是從出生開始,到死亡結束。
- 每個專案都有獨特性:每個人的人生軌跡都很獨特。
我認為所謂的目標管理、能量管理和時間管理都是微觀管理,只管某個層面,但專案管理不同,是屬於宏觀管理,也就是看懂整個「局」,以大局來思考的一種管理框架,比如:
- 專案需要定義範疇,我們需要設定目標。
- 專案需要定出時程,我們需要確認目標在何時完成。
- 專案需要分配成本和資源,我們需要調配自己的時間和精力來完成目標。
就算是自認完全沒有任何目標的人,也有找到工作生存下去的必要,在這樣的情況下,「維持生活所需」就是一個目標。
若以專案管理的角度審視「維持生活所需」這個目標,就要定下時程,假設現在 30 歲,死時 80 歲,那就會是「在這 50 年間維持生活所需」,至於如何執行,跟個人能力的培養、職涯規劃和理財都息息相關,為此,必須管理風險和利害關係人,也需要認真定義「生活所需」的範疇。
所以,我們一直都在為人生做專案管理,不是嗎?
接下來,我會談談「規劃人生專案第一步:找出階段性的目標」、「規劃人生專案第一步:最小行動 X 變更 X 溝通 X 風險」、「規劃專案的 3 個要點」等論述,來深入探討如何更好地管理人生,最後是我的結論。
本文目錄
規劃人生專案的第一步:找出階段性的目標
從整體來看:專案的生命週期與人生 4 階段
在《美好人生》裡談到人生的 4 個階段,其實能分別對應到專案管理的生命週期,如:
- 青少年期 (12 到 19 歲):這個時期可對應到專案的「啟動」階段,我們在這個階段會透過與人接觸,發展友誼,進而找出對自己、對世界和對其他人的新觀點,並在過程中思考下列問題:
- 我想成為哪種人?
- 我想要像誰、不想像誰?
- 我的人生該做什麼?
- 青壯年期 (20 到 40 歲):這個時期可對應到專案的「計畫/執行」階段,我們會透過脫離原生家庭獨立,進入社會,以確認在「青少年期」定義的自己是否需要調整,過程中,可能會經常自問:
- 我是誰?
- 我有能力過我想要的人生嗎?
- 我走在正確的道路上嗎?
- 我的信念是什麼?
- 我會找到對的人嗎?會有人愛我嗎?
- 中年期 (41 到 65 歲):這個時期可對應到專案的「執行/監控」階段,生活會夾雜許多責任,衍生許多煩惱,需要時時關注並調整,讓自身能量、工作和家庭達致平衡狀態,若想做出改變,也必須考慮資源的調配和風險層級。過程中,我們可能會常自問:
- 跟別人比,我過得如何?
- 我的生活是否一成不變?
- 我是個好伴侶、好家長嗎?我和孩子的關係如何?
- 我的人生還剩下多少年?
- 我的人生有沒有超越我自己以外的意義?
- 我真正在乎的人和目標是什麼?
- 我還有哪些想做的事?
在「中年期」,我們也可能因為執行上發現問題,需要推翻以前定下的目標,重新計畫。
- 熟年期 (66 歲以上):這個時期可對應到專案的「監控/收尾」階段。由於老化和死亡的現實,會讓我們極度關注自己的身心健康和生活,也可能會經常回顧自己的人生:
- 我還有多少時間?
- 我還會健康多久?我的心智能力是否在逐漸喪失?
- 我想與誰共度這段有限的時間?
- 我這輩子過得好嗎?哪些事情是有意義的?我有什麼遺憾?
有意思的是,《美好人生》提到,當晚年的受訪者被問「你希望自己少做些什麼、多做些什麼時」,不分男女,大多會提及中年時期,遺憾自己花太多時間在擔心,花太少時間付諸行動。
可若將壽命拉長到 100 歲的話,即便是晚年期,也有必要重新規劃下半場的日子該怎麼過,因為下半場的日子可能還很長。
>>延伸閱讀:規劃 25、35、45 的職涯落點《人生的長尾效應》
規劃時,選擇自己真正想要的目標
《反時間管理》提到,大部分的人想要有錢,是為了某種「自由」或「快樂」,但其實,得仔細思考的是,當你有了錢,實際想要的,是過上什麼樣的生活?
試想一下,你現在準備要爬一座山,但爬到山頂的最終目標是什麼?是遠眺美景?還是你只是想享受爬山的樂趣?或你想利用爬山健行當作運動?如果只是看美景,你就不一定要慢慢爬上山,還可以開車、坐纜車或坐直升機。
所以,在規劃理想生活時,比起目標本身,設定目標的理由更加重要。就如《你問對問題了嗎》這張圖,思考一下,你達成某個目標之後,具體要做什麼。
找到人生專案的終極目標後,就問自己:「我現在想做的事,真的是實現目標的最佳辦法嗎?還有沒有其他方式能達成我們真正想要的結果?」
延伸閱讀:
用「喜歡且想做的事」打造理想生活《反時間管理》
重新思考,找對問題,才能解決問題《你問對問題了嗎?》
規劃人生專案的第二步:最小行動 X 變更 X 溝通 X 風險
WBS任務包:從終極目標切出最關鍵的最小任務
WBS 任務包是什麼?
在專案管理中,所謂的「WBS」,指的是「Work Breakdown Structure」,通常翻譯為「工作分解結構」,會把專案目標拆分成一個個可管理的小任務,叫做「任務包」。
每個「任務包」必須有明確的目標、截止時間和可交付的成果,如果太過模糊,不知道怎樣才算做完,就代表切得不夠細,比如,「在三個月內看完 Python 課程」是比較模糊的任務包,若參考一本書或一個課程的目錄,改成「幾月幾號前看完某單元,並做完該單元的小練習」,會是一個更具體的任務包。
如果一週後發現執行上有問題,就代表你可能需要切得更細,比如:
- 安排某月某日當天一定要看完某單元並做小練習,才可以做別的事情或去睡覺。
- 某月某日前看完一個小單元,某月某日前做完該單元的小練習。
如果還是不行,重新評估這個專案的目標:
- 拉長完成的時間:從三個月改為四個月。
- 增加成本:找一對一輔導的教練課程。
- 縮小範疇:三個月內看完前三個單元,並做這三個單元的小練習。
怎麼把終極目標變成一個個 WBS 任務包?
在規劃人生專案時,最重要的是,去理解自己最想要什麼樣的生活,如果還不知道,就把「找出自己的理想生活」當作這一年的目標。
在《成功,從聚焦一件事開始》中,作者把自己的生活切成 5 個項目,分別是靈修、身體健康、親密的人際關係、事業和財務。他認為,不管你列出哪些領域或這些領域的順序是什麼,每個領域都必須是下一個領域的基礎。
所以,如果我是 30 歲的未婚女性,把身體健康放在第一位,在順序上可能會是:身體健康、工作、財務、人際關係和興趣培養,定好優先順序後,再搭配「找出自己的理想生活」這個目標,分別定出:
- 身體健康:一個月內試做 4 種運動,找到自己最喜歡的、最能持續下去的。
- 工作:每天記錄自己的心流活動,每一週審查一次,一個月後,找出最容易進入心流的活動。
- 財務:每天記錄自己的消費,一個月後,審查可刪去的項目。
- 人際關係:列出相處時能帶給自己能量的人際名單,與其中 4 個人約聚會。
- 興趣培養:報名一個感興趣的工作坊,事後記錄自己的感受。
以上面的例子來說,還在專案的啟動階段,所以先「找出」理想生活,也就是分析自己的需求,找出「理想生活」的範疇。因為專案必須根據需求規範好目標的範疇,包括做什麼、不做什麼,以消除在執行上的不確定性,避免後面花很多時間變更專案,浪費時間與成本。
針對人生的「變更」,重新做規劃
因為人生很長又曲曲折折,每個階段可能都有每個階段的想法。如果終極目標是過上理想的生活,很可能光是「什麼是理想的生活」的定義也會一直在變化,所以,不管發生什麼人生大事,都要重新回到規劃階段,一樣先從需求分析開始。
假設上述的女性在 33 歲這年確定要步入婚姻,不管要不要生小孩,都是一個很大的變動,需要在範疇、時程和成本上重新思考:
- 範疇:在「理想婚姻生活」中,是否要增加「家庭」這個項目?還是調整人際關係的目標?
- 時程:有哪些目標的進度會受到婚姻的影響?
- 成本:婚姻生活會增加哪些財務項目?如何重新制定財務計畫?
確認變更有哪些,從實際的婚姻生活重新分析自己的需求,調配所有目標的先後順序,而且,由於這個專案已經加入了團隊成員(另一半和另一半的家庭),必須做好溝通和利害關係人的管理。
你的人生專案,有哪些人參與其中:溝通管理與利害關係人管理
溝通管理
溝通管理有幾個項目需要注意:
- 溝通對象:有誰需要溝通?自己的家人、另一半、另一半的家人都有哪些人?列出這些人對專案的影響層級,再分事情做溝通。
- 溝通目標與內容:有哪些事是需要例行溝通的?
- 溝通形式:分出哪些事只需要用 LINE 講一下,可哪些事必須面對面溝通。
- 溝通頻率:每天在什麼時候談嚴肅的話題、什麼時候談輕鬆的話題比較適合。例如《你問對問題了嗎》提到一對夫妻,總是為了家庭財務吵架,但兩人某次在早餐時間談財務,都表現得很冷靜,才發現原來他們不適合在睡前談財務這種嚴肅的話題。
用透明、公開的資訊,取得成員的信任,而且每次都只提供必要的資訊給對方,避免太多資訊讓對方不知道該如何決定,但必須依照溝通對象規劃不同的溝通策略。因此,下一步是將所有溝通對象都按照下列的「利害關係人」做分類,以方便管理。
利害關係人管理
參考《專案管理革命》的「利害關係人分析矩陣」,把另一半、自己的爸媽、長輩和兄弟姊妹,以及另一半的爸媽、長輩和兄弟姊妹都列出來,根據利益受影響的程度和影響力做分類:
- 另一半:重量級人物,必須參與專案的治理。
- 自己的爸媽:權力大,需要經常互動。
- 家族的長輩:影響不大,權力也不大,可列為告知層級。(但如果對自己的爸媽有很大的影響力,可列為經常互動的層級)
- 自己的兄弟姊妹:影響力不大,權力也不大,為告知層級。
- 另一半的爸媽:權力大,需要經常互動。
- 另一半家族的長輩:權力不大,影響力也不大,為告知層級。
- 另一半的兄弟姊妹:權力不大,但利益會受到影響,需要經常關懷。
以上的利害關係人只是假設而已,得按照自己的情況來填入才準,並依照變動幅度,每半年或一年就要再檢查一次,看看這些利害關係人的影響力或利益是否有所變化。
評估並管理人生專案的風險
每個專案都要做「風險評估」,事前列出所有可能會影響專案的事件,並依照發生機率和影響程度來決定要提前預防哪些事件的發生,按以下順序處理:
- 極嚴重:幾乎肯定會發生、影響程度最大、會直接導致專案失敗或中斷的事件→優先關注與預防。
- 有點嚴重:很可能發生、影響程度大,會導致專案延遲、降低品質的事件→做預防對策。
- 中等:有可能會發生但影響程度中等、對品質或專案完成度有所影響的事件。
- 低等:影響輕微的小事件。
在「理想婚姻生活」中,最先想到可能會中斷專案的,是離婚、重症、意外死亡這類事件,不過,若這件事只是「不太可能發生」,就列為「有點嚴重」的事件,如果怕發生這類事件,平時做好財務管理、溝通管理、健康管理、買相關保險來提前預防。
但風險評估跟利害關係人一樣,需要每半年或一年做一次調整,如果發現兩個人的關係很難挽回,那就會提升到「很可能會發生」的「極嚴重事件」,需要做好提前結束專案、重新調整目標的打算。
規劃人生專案時的 3 個要點
小心樂觀偏誤
雖然歷史上不乏那種「先衝再說」的成功者,但這種案例通常最出名,導致你不知道有更多的人因過於衝動而失敗。
《超級專案管理》作者用 5 年時間,把 258 個超級大型專案納入資料庫中,發現只有 8.5% 的專案在符合成本和時間的情況下進行,就連號稱謹慎的德國、日本也發生過類似問題。
也就是「沒仔細想好專案的目的是什麼,只看到成功的可能性,急急定下目標,沒探索其他選項,沒挖掘有什麼困難與風險」就直接衝了。
這種視野有限的情形,跟我們人類的心理息息相關,心理學家蓋瑞‧克萊恩 (Gary Klein) 研究證實,人們通常會在第一個選項冒出來後,就快速盤算一番,要是似乎行得通,就走那條路;要是不行,就再想一個辦法,接著重複以上過程──可是,這種方式只有該領域的專家才有效率,不是專家的時候,就會出問題。
找對參考錨點
為了不要發生樂觀偏誤的問題,最起碼要找到正確的參考群組,《超級專案管理》中提到一對夫妻,原本只是想翻修家中的小廚房,結果發現地板有問題,翻了地板後,想說既然翻修地板也順便翻修客廳,又發現管線有問題……最後成本超支好幾倍,導致夫妻倆只好延後退休。
在這個例子中,如果這對夫妻只是參考「廚房翻修」的案例,可能會覺得應該只是個小案子,但他們應該要參考的是「紐約老屋翻修」的案例,看看翻修是不是會牽涉到其他部分,導致嚴重超支和超時。
在「人生專案」中,「結婚」是一個大項目,可以分成「要不要結」、「要怎麼結」和「如何經營」等三個項目,與其參考已婚人士的情況,不如參考「跟自身情況類似」的伴侶都發生了什麼:離婚的多嗎?關係親密的伴侶都有什麼條件?做了什麼?
如果真的「沒有類似情況」,找到相近情況的伴侶也可以,至少要找到一對來做參考。例如:身邊沒有「另一半父母干涉很多」的例子,就找找「本人父母干涉很多」的例子。
用最少成本做最小測試
《超級專案管理》建議大型專案要做最小測試,如皮克斯會先在內部組成小團隊,公開放映簡易版的成品,看看員工們的反應,如果不行,小團隊會重新設計,再來一次,直到成功為止,這個過程通常要跑個 5、6 次,這部影片才可能成型。
所以,高中生如果想投入一個專業領域,可以先參加寒暑假營隊、訪談該領域人士或暑假實習等等,想辦法用最少的成本了解自己喜不喜歡;如果不知道要不要跟這個人結婚,可以去國外旅行兩個禮拜、和這個人一起住一陣子、一起定下目標存錢等等,了解跟這個人共同生活可能會發生什麼事。
不管如何規劃自己的人生專案,都要考慮「為什麼」
《超級專案管理》和《專案管理革命》都提到,不管是哪種專案,都一定要問自己「為什麼要做」,這是擬定專案範疇,也就是找出「要做什麼」和「不做什麼」的關鍵,為了有效率地達成目標,「不做什麼」比「做什麼」還重要,弄清楚這點,可以幫我們刪除不必要的任務、排出優先要務。
人生看似長,實則短,很容易迷失在每天要做的事情當中,忘記自己「為什麼在這裡」、「為什麼要做這些」,若一開始就用「專案管理」的角度看整個局,可以幫我們跳出整團迷霧,找到真正該做的事、真正該溝通的對象,減少窮忙的問題。
關於人生規劃,我也還在啟動和計畫的路上,正在跑最小測試,那你呢?
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